Hva betyr det å sende en faktura til inkasso?

Å sende en faktura til inkasso betyr at du lar et inkassoselskap stå for innkrevingen dersom kunden ikke betaler på forfall. Å sende faktura til inkasso er helt vanlig, og øker sannsynligheten for at den forfalte fakturaen din blir betalt. Det er tross alt ikke din jobb å være bank for kunden din.

Etter vår erfaring har det ingen negativ påvirkning på kundeforholdet, spesielt da Kravia er veldig opptatt av å behandle den som skylder penger med respekt.

Fakturaen kan tidligst sendes til inkasso 14 dager etter forfall, og prosessen begynner alltid med et inkassovarsel med purregebyr (35 kr).

Selve inkassoprosessen kan du lese mer om her.


Koster det noe å sende faktura til inkasso?

Det koster ingenting å sende faktura til inkasso. Kravias inntektskilde er gebyrer, renter og salærer som legges på fakturaen gjennom prosessen, disse gebyrene kan du lese mer om her.

Du beholder hele beløpet som er fakturert (hovedstol) - Kravia får alle gebyrer og renter. I enkelte unntak vil 10 % av kravet tilfalle Kravia (men kun dersom vi lykkes med å få inn betalingen for deg)

  • Ved langtidsovervåkning. Dette skjer normalt dersom saken ikke er løst innen 12 - 15 mnd og det vurderes at kunden ikke er betalingsdyktig. Erfaringsvis løser 90 % av sakene seg før dette.

  • For saker som sendes til Kravia unormalt lenge etter forfallsdato. Dette skyldes at slike krav er vesentlig vanskeligere / mer arbeidskrevende enn andre krav. Du blir imidlertid varslet om dette både i egen e-post før du når denne grensen og før oversendelse av kravet.


Hva innebærer det av arbeid for meg å sende faktura til inkasso?

Å sende faktura til inkasso fra Fiken er veldig enkelt. Dersom en faktura møter kriteriene for å sendes til inkasso (forfalt for 14 dager siden eller mer) vises det en knapp for dette inne på selve fakturabildet, som heter "start inkassoprosess". Første gang du gjør dette får du opp en enkel avtale som må godkjennes, og så er du i gang.

Alt regnskapsføres automatisk, og du kan følge med i fakturabildet i Fiken eller Kravia sin kundeweb dersom du vil - men det er ikke nødvendig.

Du kan også sende faktura til inkasso direkte fra fakturaoversikten på Salg -> Faktura-/salgsoversikt, eller inngå avtale med Kravia under menyvalget Foretak -> Abonnement/Moduler.

I utgangspunktet skal det heller ikke være nødvendig for deg å gjøre noe mer, resten av prosessen går av seg selv så fremt ikke Kravia har behov for mer informasjon. I så fall tar Kravia kontakt med deg. Du vil også få oppdateringer underveis på den første saken.


Når bør faktura sendes til inkasso?

En god prosess for fakturering og oppfølging av fakturaer er viktig for likviditeten. Under gir vi noen stikkord for en vanlig prosess.

  • Forfall på en faktura kan settes når som helst, men det er vanlig med 7 - 14 dager fra fakturaen sendes til den forfaller.

  • Umiddelbart etter forfall kan det sendes påminnelser uten purregebyr

  • Først 14 dager etter forfall kan det sendes purring med purregebyr (for tiden maks 35 kr)

  • I stedet for purring, eller etter forfall på purringen, kan fakturaen sendes til Kravia for inkassobehandling

  • Kravia sender da først ut et inkassovarsel (35 kr i gebyr) på EHF eller e-post, med 14 dager forfall

  • Dersom inkassovarselet ikke blir betalt, sender Kravia ut en betalingsoppfordring (stort gebyr) på EHF eller e-post, med nye 14 dager forfall

Det finnes ingen fasit på hvordan du bør legge opp fakturaoppfølgingen. Vi anbefaler å sende fakturaen til inkasso så snart du begynner å tvile på om kunden kommer til å betale, og aller helst innen 14 dager etter forfall.

Erfaringsmessig er det helt klart at dess lenger man venter med å sende til inkasso - dess mindre blir sannsynligheten for å få betalt.


Hva kan sendes til inkasso?

Alle fakturaer som er sendt fra Fiken og har forfalt med minst 14 dager kan sendes til inkasso. Du kan også velge å sette på automatisk inkasso slik at alt går av seg selv.

Merk at følgende ikke kan sendes:


Kan en ubetalt faktura som er flere år gammel sendes til inkasso?

Gamle fakturaer er mye vanskeligere å kreve inn enn "ferske" fakturaer, men om den forfalte fakturaen under tre år gammel vil Kravia gjerne forsøke å kreve den inn for deg. Bare send den til inkasso på vanlig måte.


Hva skjer når en faktura sendes til inkasso?

Det første som skjer er at Kravia sender ut et inkassovarsel, og så går fakturaen inn i et oppfølgingsløp med brev, SMS og telefon.

  • Når en kunde betaler til Kravia vil de overføre pengene videre til bedriften din, og du får en e-post om dette samtidig som regnskapsføringen går automatisk i Fiken. Hvor lang tid det tar å få betalt varierer fra faktura til faktura. Normalt vil nærmere 7 av 10 fakturaer bli betalt innen de første 30 dagene etter inkassovarselet er sendt.

Her kan du se hvordan hele inkassoprosessen ser ut.

I utgangspunktet trenger ikke du å gjøre noe som helst, Kravia håndterer prosessen og regnskapsføringen går automatisk. Her er bare en ting du må huske på:

  • Dersom Kravia lurer på noe, får du en oppgave på forsiden i Fiken (og en e-post) som du kan svare på. Dette skjer typisk hvis vi mangler informasjon, dersom kunden er uenig i fakturaen, eller vi trenger en avklaring for å gå videre. Det er viktig at du svarer raskt på disse oppgavene slik at saken ikke stopper opp.

Du kan hele tiden følge med på forrige og neste hendelse på fakturasiden i Fiken.


Hva skjer når en kunde betaler til Kravia?

Når en faktura er sendt til inkasso-oppfølging av Kravia, sender Kravia ut inkassovarsel / betalingsoppfordring til kunden med sin logo og et kontonummer til en klientkonto som Kravia eier. Når kunden da betaler, går pengene først til Kravia.

Når kunden betaler til Kravia får du beskjed på e-post, og den aktuelle fakturaen blir automatisk oppdatert i Fiken slik at du ikke trenger å tenke på regnskapsføring. Flyten ser slik ut:

  1. Kunden betaler direkte til Kravia

  2. Kravia overfører pengene til ditt kontonummer

  3. Innbetalingen regnskapsføres automatisk

Du skal altså ikke regnskapsføre innbetaling fra Kravia manuelt i Fiken.

Merk at på grunn av spesielle regler rundt mva og inkasso vil deler av oppgjøret fra Kravia kunne komme som mva om du har utestående og vil få refundert ved neste omsetningsoppgave (gjelder kun mva-registrerte foretak). Fiken legger automatisk beløpet inn som fradrag på oppgaven.


Hva skjer når en kunde betaler en inkassosak direkte til bedriften?

Da vil Kravia automatisk få beskjed om at du har mottatt betaling og stoppe innkrevingen av fakturabeløpet. Det kan fortsatt være gebyrer eller renter hos Kravia som kunden ikke har betalt, og Kravia vil i utgangspunktet fortsatt kreve inn disse.


Hva betyr det å slå sammen saker på en kunde?

Dersom du for eksempel har en faktura på 1.000 kr og en annen faktura på 2.000 kr på samme kunde, og sender begge disse til inkasso, vil Kravia slå sammen fakturaene til et samlet krav på 3.000 kr. Det gjør at kunden får gebyr kun på en sak fremfor to.

Fiken regnskapsfører dette selvsagt automatisk.


Hva om ikke kunden er enig i kravet?

Dersom kunden ikke er enig i kravet må de ta kontakt direkte med Kravia med en innsigelse. Kravia vil da forsøke å løse innsigelsen sammen med deg. Dersom den ikke lar seg løse kan saken sendes til Forliksrådet, som vil innhente informasjon fra begge parter og kalle inn til et felles møte.

Det er anbefalt at du som kjenner saken stiller, men du kan også leie inn møtefullmektig gjennom Kravia (for en tilleggskostnad).

Forliksrådet feller på bakgrunn av møtet en dom som kan ende i at kravet må betales i sin helhet, delvis eller trekkes.


Hvordan kreditere en faktura som har gått til inkasso?

Dersom du ønsker å kreditere/trekke en sak som er sendt til inkasso, kan du gjøre det på vanlig måte i Fiken. Fiken vil automatisk oppdatere Kravia og trekke saken for krediterte fakturaer.


Hvordan tapsføre en faktura som har gått til inkasso og ikke blitt betalt?

Dersom en faktura som har gått til inkasso ikke har blitt betalt, kan du vurdere å tapsføre den. Da vil dette fortsatt være et gyldig krav mot kunden din, men du anser det som så usannsynlig at du får pengene dine at du fører det som en utgift (og redusert mva om fakturaen var med mva). Dette kan for eksempel være aktuelt i tilfeller der kunden din har gått konkurs eller dersom kunden har så dårlig økonomi at inkassosaken legges på overvåkning.

Her kan du lese om hvordan du tapsfører du fakturaen i Fiken.

Tapsføring av faktura ikke påvirke videre saksgang hos Kravia. Når kunden betaler inkassokravet og du får utbetalingen fra Kravia, vil fakturaen inntektsføres igjen automatisk.


Hva betyr det at en inkassosak er lagt på overvåkning?

Kravia har gjort mange tiltak for å få betalt fakturaen uten hell, og det har normalt gått over 3 måneder siden fakturaen forfalt.

  • Kravia har sendt..

    • inkassovarsel

    • betalingsoppfordring med lett salær

    • betalingsoppfordring med tungt salær

    • flere påminnelser på SMS

..og forsøkt å kontakte kunden på telefon - uten respons.

Videre har Kravia gjort en kredittvurdering av bedriftens økonomi, og dersom kunden har dårlig økonomi er det på dette tidspunktet erfaringsmessig liten sjanse for å nå frem med et krav. Kravia vil følge opp saken inntil kravet blir foreldet (3 år). Det betyr at Kravia med jevne mellomrom vil sjekke om økonomien til kunden har endret seg og forsøke å få fakturaen betalt.

Hvor lang tid dette kan ta varierer veldig, og det kan også være at Kravia på ett eller annet tidspunkt kommer i kontakt med kunden og prøver å få til en avtale enten i form av en nedbetalingsløsning eller en reduksjon av kravet. Ved en eventuell avtale om reduksjon vil Kravia be om en bekreftelse fra deg.

Vi vurderer løpende om det blir fornuftig å iverksette rettslige skritt (kundens økonomi forbedres). I så fall vil du få beskjed for godkjenning, og kravet blir sikret i 10 år.


Hvordan kontakte Kravia?

Kravia har en egen kundeweb hvor du kan logge inn og følge med på saker som er sendt til inkasso. Der kan du chatte med Kravia-teamet om du har spørsmål du ikke finner svar på i kundeweben.

Fant du svaret?